祕書？特助？誰最行
文／流行天秤
找工作時，經常看到「特助」與「祕書」這二類職缺；而每次在和各公司老闆洽談業務時，也最容易被「老闆特助」與「老闆祕書」先擋了下來，好像得通過他們那一關才有機會接觸到老闆。到底「特助」是什麼？和「祕書」有什麼不同？又該怎麼做才能成為「超級特助」？
特別助理／如影隨形‧隨傳隨到
想在職場裡以最快的速度學到領袖特質，老闆特助與老闆祕書，是兩個最佳的晉階管道。但是，這兩種職務適合給職場新人上班族的工作內容，大概都是所謂「執行型特助」與「效率型祕書」──職稱光鮮亮麗，但工作內容跟貼身小廝或女僕沒什麼兩樣。
特別助理的「特別」，就在於他的工作「完全沒有固定的業務範圍」，反正就是跟著老闆到處跑來跑去，處理老闆交辦的「所有瑣碎事務」，工作內容百般雜陳，從扮演叫老闆起床的「鬧鐘」，幫老闆開車的「司機」，提公事包的「小弟」，保護老闆的「保鑣」，送洗衣物的「快遞」，幫忙找人傳送口諭的「傳令兵」，甚至於當「討債公司」，幫老闆到往來公司「催收帳務」，都是特助的工作。
秘書三態／裡外皆行‧細心忠心
「效率型祕書」，也經常被稱為「美女投幣機」，代表著「一投幣就有輸出成品」，也就是要立即、迅速、完美的完成老闆的交辦事項。這些美女祕書，經常都是跟隨著老闆，而且必須可以「賢淑進廳堂，端莊出公司」，也就是必須要能裡外皆行，這樣的祕書，條件就比較苛求一點，因為要有美貌、要有身材、要有口才、要有分寸、還要有一個很細膩的心。
這些美女祕書，都是老闆用來與外界應對時的窗口，坐辦公室的女祕書，還要符合幾個特別條件，第一，要長的美卻又不能太艷麗，因為老闆娘會擔心。第二，要會泡茶和沖咖啡，隨時幫老闆當接待。第三，不能多話，免得不小心就洩露公司的機密。第四，要會編織合理藉口，幫老闆抵擋掉不想接觸的訪客或者媒體。
「作業型祕書」，不僅要隨時抄筆記，記下老闆交待的事項，更要每天加班製作老闆要看的各種報表。這種祕書最可憐，每天忙著協調各部門，找老闆要的資料，還得要整合各部門的資料，重新打造成表格化的樣式提供給老闆，但是因為沒有太多實權，有時候催資料催的要命，還得忍受各個部門主管的不滿。
另外一類特別的祕書，則是扮演「應酬型祕書」，經常要跟著老闆出門應酬，這些女祕書，除了偶而要「陪老闆拚酒」外，還得「保護自己」和「送酒醉老闆」回家，通常，這類型的祕書，幾乎被老闆視為「親密愛人」，成為老闆的左右手。更好玩的是，這類的應酬型祕書，要嘛是年輕的「辣妹女祕書」，再不然就是那種外表冷艷內心熱情的「熟女型祕書」，在酒場上可以幫老闆把客戶「服侍」的妥妥貼貼的高級殺手。
職場對象／特別歷練‧晉身核心
跟在老闆身邊的特別助理與祕書，經常可以看到公司高層的決策機密、與客戶在談判桌上的角力競和，接觸各行業的層峰，也因為幫老闆辦事而不斷累積人脈，因此，不管是特助或者祕書，都是一個培養「領導才能」的重要位置。
許多名人，都曾擔任過特助或者祕書的工作，例如，英代爾總裁暨營運長歐德甯，當過創辦人葛洛夫欽總裁特助，奧美廣告董事長白崇亮，曾經是擔任亞洲化學董事長衣治凡的特別助理。
學習了老闆的領導方法，可以自己開公司，也有機會被老闆調整為部門主管，或者晉身核心決策的幕僚角色。總之，只要在歷練過特助或祕書的工作經驗，就會讓你有實力擔任重要職務，差別只在於是被內部拔擢或者被其他公司挖角。
職場老將／核心幕僚‧老闆分身
資深的特助或祕書，不論是整體思維、做事及決策力都優於其他競爭對手，部門主管或許會做事，但是卻比不過資深特助與祕書擁有觀望大局的視野，因此，這些資深特助或者祕書，常變成老闆的核心決策幕僚，甚至於變成老闆的分身，這個時候，超級特助「喊水會凍結」的高權力現象就自然產生了。
我有個學弟在某集團當了十年的董事長特助，現在，他就是個「超級特助」，隨時「當老闆的分身」，「必須在最短時間內，看出問題、找到答案、用對方法、立刻解決問題」。
想當特助或祕書？先看看你的個性與職場年資吧，免得當不成「超級特助」而變成「超級特豬」了。
（資料來源：自由時報電子報）
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