祕書?特助?誰最行


文/流行天秤


 找工作時,經常看到「特助」與「祕書」這二類職缺;而每次在和各公司老闆洽談業務時,也最容易被「老闆特助」與「老闆祕書」先擋了下來,好像得通過他們那一關才有機會接觸到老闆。到底「特助」是什麼?和「祕書」有什麼不同?又該怎麼做才能成為「超級特助」?


 


特別助理/如影隨形隨傳隨到


 想在職場裡以最快的速度學到領袖特質,老闆特助與老闆祕書,是兩個最佳的晉階管道。但是,這兩種職務適合給職場新人上班族的工作內容,大概都是所謂「執行型特助」與「效率型祕書」──職稱光鮮亮麗,但工作內容跟貼身小廝或女僕沒什麼兩樣。


 特別助理的「特別」,就在於他的工作「完全沒有固定的業務範圍」,反正就是跟著老闆到處跑來跑去,處理老闆交辦的「所有瑣碎事務」,工作內容百般雜陳,從扮演叫老闆起床的「鬧鐘」,幫老闆開車的「司機」,提公事包的「小弟」,保護老闆的「保鑣」,送洗衣物的「快遞」,幫忙找人傳送口諭的「傳令兵」,甚至於當「討債公司」,幫老闆到往來公司「催收帳務」,都是特助的工作。


 


秘書三態/裡外皆行細心忠心


 「效率型祕書」,也經常被稱為「美女投幣機」,代表著「一投幣就有輸出成品」,也就是要立即、迅速、完美的完成老闆的交辦事項。這些美女祕書,經常都是跟隨著老闆,而且必須可以「賢淑進廳堂,端莊出公司」,也就是必須要能裡外皆行,這樣的祕書,條件就比較苛求一點,因為要有美貌、要有身材、要有口才、要有分寸、還要有一個很細膩的心。


 這些美女祕書,都是老闆用來與外界應對時的窗口,坐辦公室的女祕書,還要符合幾個特別條件,第一,要長的美卻又不能太艷麗,因為老闆娘會擔心。第二,要會泡茶和沖咖啡,隨時幫老闆當接待。第三,不能多話,免得不小心就洩露公司的機密。第四,要會編織合理藉口,幫老闆抵擋掉不想接觸的訪客或者媒體。


 「作業型祕書」,不僅要隨時抄筆記,記下老闆交待的事項,更要每天加班製作老闆要看的各種報表。這種祕書最可憐,每天忙著協調各部門,找老闆要的資料,還得要整合各部門的資料,重新打造成表格化的樣式提供給老闆,但是因為沒有太多實權,有時候催資料催的要命,還得忍受各個部門主管的不滿。


 另外一類特別的祕書,則是扮演「應酬型祕書」,經常要跟著老闆出門應酬,這些女祕書,除了偶而要「陪老闆拚酒」外,還得「保護自己」和「送酒醉老闆」回家,通常,這類型的祕書,幾乎被老闆視為「親密愛人」,成為老闆的左右手。更好玩的是,這類的應酬型祕書,要嘛是年輕的「辣妹女祕書」,再不然就是那種外表冷艷內心熱情的「熟女型祕書」,在酒場上可以幫老闆把客戶「服侍」的妥妥貼貼的高級殺手。


 


職場對象/特別歷練晉身核心


 跟在老闆身邊的特別助理與祕書,經常可以看到公司高層的決策機密、與客戶在談判桌上的角力競和,接觸各行業的層峰,也因為幫老闆辦事而不斷累積人脈,因此,不管是特助或者祕書,都是一個培養「領導才能」的重要位置。


 許多名人,都曾擔任過特助或者祕書的工作,例如,英代爾總裁暨營運長歐德甯,當過創辦人葛洛夫欽總裁特助,奧美廣告董事長白崇亮,曾經是擔任亞洲化學董事長衣治凡的特別助理。


 學習了老闆的領導方法,可以自己開公司,也有機會被老闆調整為部門主管,或者晉身核心決策的幕僚角色。總之,只要在歷練過特助或祕書的工作經驗,就會讓你有實力擔任重要職務,差別只在於是被內部拔擢或者被其他公司挖角。


 


職場老將/核心幕僚老闆分身


 資深的特助或祕書,不論是整體思維、做事及決策力都優於其他競爭對手,部門主管或許會做事,但是卻比不過資深特助與祕書擁有觀望大局的視野,因此,這些資深特助或者祕書,常變成老闆的核心決策幕僚,甚至於變成老闆的分身,這個時候,超級特助「喊水會凍結」的高權力現象就自然產生了。


 我有個學弟在某集團當了十年的董事長特助,現在,他就是個「超級特助」,隨時「當老闆的分身」,「必須在最短時間內,看出問題、找到答案、用對方法、立刻解決問題」。


 想當特助或祕書?先看看你的個性與職場年資吧,免得當不成「超級特助」而變成「超級特豬」了。


 


(資料來源:自由時報電子報)

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